Penélope Gimenez Martinez

Reportando-se ao CEO e Vice Presidentes, principais atribuicoes: Organizacao e controle das agendas dos executivos; Coordenacao das atividades da equipe de apoio (motorista, helicóptero, agente de segurança, copeira e assistente administrativo); Realizacao de pagamentos ; Organizacao de viagens internacionais e domésticas (planejamento logístico, abrangendo: vôos, hospedagem, locação de veículos, motoristas); Suporte aos eventos, reuniões e treinamentos (reservas,coffee-break e almoços); Reembolso de despesas médicas e odontológicas; Relatórios de prestação de contas de viagem; Renovação de todos os documentos pessoais junto aos órgãos competentes; Forte atuacao como office manager mantendo as condições do escritório e providenciando reparos necessários; Interacao com a área de suprimentos na contratacao de prestadores de servicos ( cartório, correios, táxi, mensageiros, alimentacao); Aquisicao de insumos de papelaria e equipamentos; Recepcao de visitantes.

Reporte ao CEO - Expatriado (México) assistindo o executivo em suas necessidades administrativas, elaborando documentos e dando o suporte necessário para tomadas de decisões. Coordenacão de compromissos sociais e agenda de reuniões, controle e follow-up de tarefas diárias. Vivência na administração de questões burocráticas que norteiam a vida desse profissional fora de seu país de origem. Servir de ponto entre os funcionários e a diretoria, certificando-se que a equipe seja coesa, com acessibilidade ao executivo. Auxiliar na traducão de documentos, relatórios de auditoria, redacão de cartas, e-mails, etc Organizacão de viagens, reservas de hotéis e transfers. Servir de interface para clientes e fornecedores. Atendimento telefônico e recepcão de visitantes nacionais e internacionais ( México). Suporte em atividades particulares do executivo, pagamento de contas, renovacão de todos os documentos junto aos órgãos competentes. Atuacão como Office Manager

Principais responsabilidades:  Vivência no planejamento e organização do cotidiano empresarial de executivos, coordenação de compromissos sociais e agenda de reuniões, bem como, elaboração de pautas e atas, contribuindo para tomadas de decisões e fluidez dos processos internos.  Gerenciamento e controle de gastos profissionais e de compromissos pessoais para reembolso de despesas; conferência de faturas, separação dos gastos por centros de Custos e imputação em sistemas de gestão com experiência em SAP.  Responsável pelo atendimento a grupos de executivos estrangeiros efetuando todo o planejamento logístico, abrangendo: vôos, hospedagem, locação de veículos, motoristas e seguranças, bem como, as respectivas agendas de compromissos no Brasil, organizando visitas à clientes, reuniões internas, almoços e jantares. Eventualmente atuando no cicerone às esposas desses executivos, elaborando agendas específicas tanto culturais como turísticas na cidade de São Paulo, quando das suas vindas ao Brasil acompanhando seus maridos.  Habilidade na organização de eventos internos, incluindo OFF Sites, atuando na escolha e locação do espaço, refeições, reserva de salas adicionais para reuniões paralelas, equipamentos e serviços auxiliares. Além da logística dos participantes.  Participação efetiva no principal evento internacional ocorrido na área de universidades – Encontro de Reitores ocorrido na cidade do Rio de Janeiro no ano de 2014, com mais de 1.000 acadêmicos de 30 países – Este evento tendo a liderança do presidente mundial da época foi considerado como o maior evento já realizado para este público, no mundo. Na ocasião, fui responsável pela logística e recepção dos Reitores das mais importantes Universidades Latino-Americanas e Country Heads do Banco Santander.  Com espanhol fluente, auxiliei na tradução de apresentações e e-mails corporativos do principal executivo e de sua equipe.

Principais responsabilidades:  Além das atividades de secretariado, tais como: organização de agenda, preparo de reuniões, compromissos sociais, planejamento e coordenação de viagens corporativas nacionais e internacionais. Adquiriu grande expertise atuando como secretária de executivo expatriado (Espanhol).  Vivência na administração de questões burocráticas que norteiam a vida desse profissional fora de seu país de origem.  Responsável pela renovação de todos os documentos junto aos órgãos competentes realizando follow-up até conquista dos mesmos.  Suporte ao executivo e à sua família com relação a assuntos de caráter pessoal.  Realização de pagamentos, contratos e cotações ( despesas diversas,: seguros de veículos e residenciais,aluguéis,escolas, doméstica,INSS,IPTU,IPVA, reembolsos médicos entre outros.

 Empresa sediada na Baixada Santista e com filiais na cidade de São Paulo e interior . Proprietária de terrenos e hotéis .  Apoio à equipe de vendas, recepção e inserção dos contratos no sistema, acompanhamento das comissões, ranking de vendas, entre outros.

 Franquia de escola de idiomas com sede na cidade de São Paulo e franqueados em todo o Brasil. Responsável pelo acompanhamento das vendas dos cursos ofertados, recebimento das mensalidades, apoio à coordenadora quanto a grade de aulas ( dias e horários ) acompanhar testes de alunos para ingresso no curso de espanhol no nível mais adequado ao seu conhecimento, auxiliar os professores na confecção e elaboração do material didático.

Experiência em concessionária de veículos, atuando como secretária de Diretoria, responsável pela elaboração do relatório de vendas, mapa de comissão, acompanhamento dos veículos faturados pela montadora e contatos com lojistas.

Experiência no departamento de compras de empresa fornecedora de peças plásticas para a Industria Automobilística, inserindo os pedidos no sistema e envio aos fornecedores, controlando a entrega das mercadorias; follow up, reporte mensal ao Diretor . Atendimento telefônico dos clientes da América latina .