Nathalia Ayres

Office Manager @ Veeva Systems

About

Profissional com mais de 10 anos de experiência em Facilities, Administração Predial e Operações, atuando na gestão da infraestrutura física, suporte à liderança e interface com áreas técnicas, engenharia e fornecedores terceirizados. Experiência no acompanhamento de manutenções preventivas e corretivas, inspeções técnicas, apoio administrativo a obras e reformas, controle de cronogramas, compras de insumos e gestão operacional de fornecedores e equipes terceirizadas. Atuação em ambientes dinâmicos, com foco na continuidade operacional, segurança das instalações e qualidade das entregas, mantendo relacionamento próximo com times multidisciplinares. Profissional em constante aprendizado, com interesse em evoluir para posições de liderança operacional em ambientes de alta demanda, como operações logísticas e centros de distribuição. Minha trajetória inclui atuação em contextos globais e multiculturais, com inglês avançado e participação em projetos internacionais em parceria com a Organização das Nações Unidas (ONU), o que fortaleceu minha capacidade de comunicação, análise e atuação em ambientes complexos. Tenho um perfil colaborativo, analítico e orientado a resultados, com olhar estratégico para operações e foco em construir ambientes de trabalho que apoiem pessoas, times e objetivos organizacionais.

Country

Brazil

City

São Paulo

Industry

Staffing & Recruiting

Skill

hard e soft facilities , gestão de agendas executivas, Atendimento a executivos C-Level, Suporte operacional direto à liderança, Gestão do tempo executivo e priorização de demandas, Resolução de problemas, Gestão de instalações, operações e infraestrutura, gestão de fornecedores, Gestão de equipes, Planejamento operacional, Melhoria de processos, Processos empresariais, Desperdício zero, Melhoria contínua, Excelência operacional, Administração Predial, Manutenção Preventiva e Corretiva, Comunicação empresarial, Gestão de agenda

Experience

Office Manager

Veeva Systems

2026-4 - Present · 6 mos

Property Management & Operations

Tatiana Guimarães

2020-9 - Present · 6 yrs 1 mo

San Paolo, SP

- Direct support to leadership and operations, serving as the primary liaison between internal teams, engineering, and third-party vendors. - Property and infrastructure management, overseeing preventive and corrective maintenance, technical inspections, and providing administrative support for construction and renovations. - Schedule control, technical delivery verification, and support to ensure operational continuity of all facilities. - Operational coordination of outsourced teams, guiding activities, monitoring performance, and ensuring compliance with routines and technical standards. - Operational vendor management and procurement of supplies and materials to meet operational demands.

Personal Assistant | Senior Executive

Atuação Independente

2015-1 - 2020-9 · 5 yrs 9 mos

São Paulo, São Paulo, Brasil

Direct support to C-level executives (Directors and Vice Presidents), managing both professional and personal matters with a high level of confidentiality, organization, and autonomy. Complex calendar management and administrative routines, prioritizing strategic demands and ensuring strict compliance with deadlines. - Support for professional commitments and external activities, guaranteeing operational alignment and seamless execution of schedules. - International experience, supporting clients and demands across Switzerland, New York (USA), and - Panama within multicultural environments. - Administrative and operational support, including vendor procurement, logistics organization, basic financial control, and supplier management. - Efficiency-driven mindset focused on time optimization for executives, contributing to streamlined decision-making and business continuity.