Mary Helen S.

Supervisora da Liderança na Vertical Saúde. Assessoria executiva ao CEO, Diretoria Executiva de Preço e Produto e Superintendência Financeira.

Gestão de agendas CEO e C-level; Apoio ao Conselho de Administração da cia; Organização de almoços, coffees e pequenos eventos in site e offsite; Logística de viagens da diretoria e Reembolsos; Gestão Adm. Facilities do escritório holding; Gestão do orçamento de Viagens da cia; Gestão da equipe de apoio a diretoria (secretaria, recepção, copeira, motoboy, motorista e limpeza);

Gestão corporativa de 30 contratos de facilities, dentre eles: Viagens, Combustível, Frota Locada e própria (200 veículos), equipe de Limpeza, Segurança, Restaurante e Motoboy (somando 100 terceiros). Gestão do Estacionamento, Cancelas, Câmeras, Táxi, Cartório, Maquinas de Café, Filtros e Ativo Imobilizado. Apoio aos gestores do “Pacote OBZ” de Facilities. Organização de pequenos eventos internos. Compra de materiais, serviços e equipamentos com agilidade e qualidade. Garantir a organização da estrutura física (sala de reuniões e afins) atuação junto aos fornecedores para controle de budget nos centros de custos, Rateios e lançamento de NFs no SAP, acompanhamento de relatórios quinzenais das despesas regionais e unidades (SBC, MG e PE), provisões para a controladoria, envolvimento junto as demais áreas de suprimentos, recebimento e financeiro. Apoio na área de benefícios, fretado e Integração de novos funcionários. Secretaria CIPA Gestão 2016/ 2018

Assessoramento pessoal e corporativo ao executivo - Planejamento e acompanhamento diário da agenda; - Experiência em empresa familiar; - Controle das salas de reuniões; - Conferências, atendimento e filtragem de ligações; - Controle de entrada e saída de documentos confidenciais; - Emissão de passagens e reservas em hotéis; - Controle de férias do staff dessa diretoria, sendo mais de 80 colaboradores; - Compra de materiais de escritório da área; - Controle de recibos e reembolsos de despesas médicas e gerais; - Agendamento de táxis e Reservas em restaurantes; - Conciliação de agendas para reuniões e eventos internos, com as secretárias das demais diretorias e acionistas; - Gestão da equipe e contratos de serviços administrativos, sendo 10 funcionários, diretos e indiretos, entre eles: recepção, boy, motoboy, manutenção, limpeza, cartório e táxi; - Readequação de Layout do escritório e gestão da equipe de mudança; - Acompanhamento de obras internas e reparos do ambiente;

- Sólida experiência na área administrativa comercial, dando suporte ao Diretor/ Gerência de Vendas Nacional; - Preparação, organização e controle de eventos diversos tais como congressos, reuniões e treinamentos; - Inscrição de Gerentes e equipe em palestras, seminários e eventos diversos da área; - Responsável pelo controle da conta de viagens da área, com acompanhando gerencial das despesas; - Responsável pela logística nacional e internacional de todo o material promocional de vendas; - Controle de uso e reembolso de cartão corporativo; - Controle de documentos dos veículos da frota e multas de trânsitos da equipe de vendas; - Responsável pelas compras e pagamentos dos insumos do escritório; - Contratação e Gestão dos Contratos de Facilites (Limpeza, Segurança, Correios e Cartório); - Elaboração de relatórios gráficos gerenciais diversos;  Benchmarking com agências de viagens para controle e redução de custos, obtendo saving de R$ 600 mil em Passagens Aéreas e R$ 49 mil em reservas de Hotéis (2010). Além das responsabilidades acima como secretária, atuava também com a equipe de vendas em: - Gerenciamento completo do banco de dados e cadastro de vendas; - Controle de Atas, Estatutos, Certidões Negativas e Licenças de Funcionamento; - Cadastro em órgãos públicos, para participação em processos licitatórios; - Controle, emissão e rescisão de contratos de representantes regionais; - Controle dos relatórios técnicos, junto ao laboratório; - Controle de calibração dos equipamentos técnicos; - Elaboração de indicadores e documentos da qualidade (ISO 9000); - Elaboração e edição de textos/ fotos para anúncios em revistas do segmento; - Pesquisas na web de Projetos/ Licitações; - Follow-up de Serviços em geral.