Ingrid Martins

Como Secretária Executiva da Diretoria Geral - Protejo Azulão/ Eneva, gerencio a agenda e os compromissos de dois Diretores e um Superintendente garantindo uma organização precisa e eficiente. Sou responsável pela logística de viagens, incluindo reservas, acomodações e transporte, mantendo um alto padrão de serviço, além de pagar todas as despesas da diretoria. Também possuo a responsabilidade de, agendar reuniões e eventos, preparando toda a documentação necessária e garantindo que todos os detalhes sejam tratados com profissionalismo. No âmbito administrativo, realizo uma variedade de tarefas, desde correspondência, reembolso, cartório, prestação de contas até preparação de relatórios, sempre mantendo a confidencialidade das informações e documentos sensíveis. Nos processos de mobilidade global, estou capacitada para fornecer suporte personalizado aos expatriados, garantindo o funcionamento fluido e eficaz das atividades executivas, tanto no inbound e outbound. Atuo como um ponto de contato entre os Diretores da empresa e outras partes. Estou sempre atualizada com as últimas tendências tecnológicas e forneço suporte básico em tecnologia quando necessário. Também gerencio orçamentos e fornecedores, garantindo que todas as despesas sejam devidamente controladas e otimizadas. Minha experiência inclui uma forte ênfase na organização de agendas diárias, semanais, mensais e anuais, bem como na redação e envio de convites, e-mails e notas. Também tenho habilidades avançadas na gestão de tarefas e documentos pessoais, incluindo agendamentos, pagamentos e renovações de documentos. Tenho um histórico comprovado na organização de viagens nacionais, garantindo uma experiência perfeita para os executivos. Além disso, sou hábil na organização de eventos, desde reuniões até jantares. Com uma forte experiência em criação e gestão de orçamento, posso garantir que todas as atividades sejam realizadas dentro das diretrizes financeiras estabelecidas.

Como Secretária Executiva da Superintendência Jurídica, desempenhei papéis cruciais no suporte administrativo dos cinco gerentes, três superintendentes da área jurídica e do presidente do conselho. Isso envolveu a coordenação meticulosa de suas agendas, assegurando que estivessem organizadas e otimizadas para maximizar sua eficiência. Facilitei a comunicação entre esses líderes e suas equipes, garantindo que as mensagens fossem entregues de forma oportuna e precisa. Também desempenhei um papel importante na preparação de documentos e relatórios, ajudando a fornecer informações críticas para a tomada de decisões. Além disso, também desempenhei um trabalho mais técnico. Atuando no acompanhamento da agenda profissional e pessoal, elaboração de documentos como ofícios, memorandos e relatórios, além de filtrar e distribuir correspondências, registro e protocolo de documentos e elaboração de kits para audiências judiciais. Coordenei agendamentos, eventos e analisei processos sigilosos, garantindo eficiência administrativa e organizacional. Gerenciei reservas, controles financeiros e pagamentos, assegurando o bom funcionamento do setor. Além de lidar com sistemas SAP, e Websupply, onde fui responsável por realizar lançamentos de dados, gerar relatórios, monitorar processos de compras e realizar análises de estoque. Acompanhando o fluxo de materiais, realizando pedidos de compra e controle, também utilizei a plataforma para realizar cotações de fornecedores, acompanhar o status de pedidos e garantir o cumprimento dos prazos de entrega.

Como Secretária Executiva da Presidência, desempenhei um papel multifacetado, oferecendo suporte direto ao diretor presidente. Minhas responsabilidades incluíam o acompanhamento de sua agenda, elaboração de relatórios executivos e gerenciamento eficiente das contas a pagar e receber. Utilizando programas como Lotus Notes e Intranet, gerenciei e organizei as agendas, enviei e recebi e-mails, agendei reuniões e colaborei em projetos de equipe. Além disso, realizei o atendimento telefônico, filtrando e direcionando as chamadas conforme apropriado, aplicando princípios de triagem de prioridades. Organizei documentos com precisão, efetuei reservas de viagens e salas de reuniões, bem como fiz aquisições de materiais de escritório, utilizando métodos de controle de estoque e orçamentários. Acessando informações corporativas, documentos, políticas internas e recursos relevantes para o desempenho das minhas funções. Também forneci assessoria em questões particulares do presidente, coordenando uma gama diversificada de serviços para os colaboradores e motoboys, aplicando estratégias de gerenciamento de recursos humanos e logísticos.

Como Secretária Executiva Júnior, exerci um papel crucial no apoio a administração, coordenando agendas, correspondências e documentos. Gerenciei compromissos, horários de reuniões e itinerários de viagem, aplicando técnicas avançadas de gestão do tempo e priorização. Além disso, realizei triagem de visitantes, filtrando questões urgentes e direcionando-as aos departamentos pertinentes. Meu compromisso trouxe benefícios ao ambiente de trabalho. Por exemplo, ao organizar a agenda administrativa da empresa, assegurei que as reuniões fossem produtivas e bem coordenadas, resultando em decisões mais rápidas e eficazes. Além disso, ao administrar os compromissos e horários de viagem de forma diligente, contribuí para a otimização do tempo e recursos da empresa. Minha capacidade de identificar visitantes e questões prioritárias também ajudou a agilizar o fluxo de comunicação e melhorar a eficiência operacional da organização.

Vivência na organização de arquivos, atualizações de planilhas, emissões de contratos, atendimento ao cliente e acompanhamento do processo de venda e pós venda. Contas a pagar e receber.

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