Gabriela Souza

Responsável pela elaboração e revisão mensal dos relatórios de viagens, assegurando a conformidade para aprovação da gerência/diretoria e correta contabilização dos custos. Supervisão de equipes terceirizadas, assegurando o cumprimento de prazos e padrões de qualidade. Responsável pelo controle orçamentário de viagens, centro de custos e fluxo de caixa, com foco em otimização de despesas e eficiência financeira. Atendimento personalizado à alta liderança da empresa e expatriados, prestando suporte completo em todas as etapas das viagens, incluindo demandas de última hora e logística internacional. Apoio direto na reserva e emissão de passagens aéreas nacionais e internacionais, bem como na compra de passagens rodoviárias, fluviais e trens europeus. Responsável pelo controle de notas fiscais dos fornecedores, alimentando e acompanhando planilhas de recebimento para garantir acuracidade no fluxo de pagamento. Gestão do contrato com o fornecedor de viagens no sistema interno da empresa, garantindo conformidade com os termos e prazos estabelecidos. Controle rigoroso de custos, reembolsos e bilhetes aéreos não utilizados, assegurando a eficiência e redução de gastos desnecessários. Emissão de relatórios gerenciais e indicadores para acompanhamento da política interna de viagens, promovendo a aderência dos colaboradores às diretrizes corporativas.

● Atendimento a fornecedores e clientes com negociações comerciais voltadas a contratação e manutenção de serviços realizados por empresas terceirizadas; ● Relacionamento direto e eficiente com empresas prestadoras de serviço; ● Responsável pelo gerenciamento de viagens (acomodação em hotel, passagem aérea e aluguel de carro); ● Gerenciar contratos de aluguel e despesas inerentes ao imóvel, (água, energia, gás, internet) e de contratos terceirizados, incluindo conservação, manutenção e patrimonial; ● Compras para o escritório e eventuais compras para a engenharia (drones); ● Monitoramento da equipe de prestação de serviços e supervisão da conservação e limpeza do escritório; ● Arquivamento e organização de documentos administrativos; ● Organização de eventos e atividades corporativas: festa de final de ano para os colaboradores, reuniões e Coffee Breaks; ● Acompanhar reformas, definindo prioridades e orientando os colaboradores envolvidos na execução dessas atividades; ● Responsável pelo processo de implantação e implementação do ERP SAP B1 do setor administrativo; ● Treinamento dos novos colaboradores que ingressam no setor administrativo para garantir que estejam bem integrados e preparados para suas funções; ● Fluxo de caixa, centro de custo e controle orçamentário de viagens; ● Emissão de notas fiscais; ● Gerenciamento de despesas administrativas

• Suporte ao administrativo e ao setor financeiro: Atendimento ao cliente interno e externo; Organização de documentos e arquivos; Preenchimento de formulários e planilhas; Emissão de relatórios. • Realização de contas a pagar e receber: Input de pagamentos no banco; Conciliação bancária; Controle dos gastos; Fluxo de caixa; Planilha de controle de pagamentos de fornecedores; Solicitação de pagamentos. • Realização de cotações e compras: Cotações de materiais utilizados no escritório e para engenharia; Compras de materiais; Garantir que os comprovantes de pagamentos estejam em dia. • Outras atividades: Lançamento de tarifas bancárias na planilha de controle; Atendimento para esclarecer dúvidas sobre os pagamentos de fornecedores; Preenchimento de formulários; Arquivamento e localização de documentos em arquivo; Recebimento, conferência, protocolização, distribuição e encaminhamento de documentos; Efetuação de consultas de preço e orçamento de material na internet.

Suporte ao setor financeiro, auxiliar no contas a pagar, auxiliar nos lançamentos do sistema, lançamento de contratos, realizar cotações e solicitar materiais utilizados no escritório, garantir que os comprovantes de pagamentos estejam em dia, lançar as tarifas no sistema, análise de nota fiscal para verificar a retenção de impostos e enviar para pagamento; arquivar documentos, atendimento para esclarecer dúvidas sobre os pagamentos de fornecedores, classificar documentos e correspondências, receber e postar malotes, digitalizar documentos, preencher formulários, controlar estoque, arquivar e localizar documentos em arquivo, receber, conferir protocolar, distribuir e encaminhar documentos, efetuar consultas na internet de acordo com a necessidade da área.