Claudia Quintas

Implementação de projetos globais focadas na automatização dos processos de eventos e gestão de amostra grátis: HIP (Sistema para gestão dos engajamentos médicos), Cvent e Veeva Eventos (Gerenciamento de Eventos) e CRM Legacy (Gestão de amostras grátis). Atuação junto as equipes globais e times de MKT para alinhamento e desenvolvimento das estratégias do negócio com foco em eventos e amostra grátis. Responsável pelo planejamento e gestão do calendário de eventos estratégicos da divisão Farma (Convenção Nacional, Lançamento de Produtos, Standalones, Congressos, Simpósios e Reuniões Científicas). Desenvolvimento, implementação e acompanhamento do projeto CoE - Gestão de Excelência - para padronização e monitoramento dos eventos realizados pela Força de Vendas, com objetivo na governança de processos e Compliance. Coordenação da organização e suporte na execução da Convenção Nacional de Vendas do ano 2022, com a presença de 500 colaboradores dos times de Marketing e Força de Vendas, nos modelos virtuais e presencial. Gestão da operação logística de material promocional e amostras grátis (recebimento, estoque, planejamento, manuseio de kits, picking, expedição, faturamento e transporte). Responsável pelos reports de gestão de amostra grátis, eventos e budget das áreas para os times de Marketing, Finanças, Vendas e Compliance. Acompanhamento de SLAs e KPIs internos e externos, garantindo a excelência operacional. Acompanhamento do processo de BID, implantação e gestão de fornecedores junto ao time de Compras.

Gestão da operação logística e estratégica de eventos e distribuição de material promocional e amostras grátis, liderando equipe de 10 colaboradores em posições de analistas, assistentes e trainees.

Responsável pelo planejamento, organização e execução dos eventos estratégicos: Congressos Nacionais e Internacionais, Simpósios, Lançamentos de Produtos, Standalones e Reuniões Cientificas. Expertise no planejamento e gestão de todos os formatos de eventos (presencial, virtual e híbrido). Organização da Convenção Nacional de Vendas, realizada anualmente, com a presença de 700 colaboradores do Marketing e Força de Vendas do Brasil, nos modelos presencial, virtual e híbrido. Gerenciamento e controle do Budget disponibilizado para os eventos. Responsável pela negociação de Cotas de Patrocínio e contratação dos fornecedores: Agência de Viagens, RSVP, Buffet, Montadoras de Stand, Empresas de Serviço de Transporte. Suporte as áreas de marketing e vendas no planejamento e implementação das ações estratégicas. Interação constante com stakeholders (KOLs, equipe de marketing, força de vendas e fornecedores externos). Implementação do Plano de Desenvolvimento de Fornecedores, envolvendo a prospecção, treinamento, seleção e homologação de parceiros, promovendo melhoria na qualidade dos serviços prestados pela área dentro da organização.

Planejamento estratégico de eventos, desde o briefing, contato com fornecedores, elaboração de propostas, planilha de custos e acompanhamento in loco. Controle de budget e seleção de fornecedores adequados à realidade do Evento. Negociação e operacionalização de passagens aéreas, hospedagem, logística de transporte, locação de espaços, equipamentos áudio visuais, montagem de stands e contratação de cenografia e decoração. Elaboração de relatórios de pós evento, prestação de contas e fatura. Coordenação de eventos exclusivos, treinamentos, lançamentos de produtos, congressos e convenções nacionais e internacionais.

Atendimento ao cliente direto. Liderança de equipe composta por recepcionistas bilíngües. Planejamento dos procedimentos de desembarque e controle dos documentos legais dos passageiros. Tradução e confecção de cardápios. Desenvolvimento de material dos os procedimentos padrões do setor. Realização de visitas para apresentação do navio visando à prospecção de novos clientes. Acolhimento e integração de novos colaboradores.

Atendimento a agências e clientes coorporativos. Negociação com os hotéis internacionais buscando atender a solicitações do cliente final. Agendamento de visitas, prospecção e manutenção de mailling list, desenvolvimento de mala direta. Elaboração de orçamentos, controle de envio e folow up de processos e negociações.

Gerenciamento e administração do trabalho da equipe da recepção. Definição da rotina de trabalho, alinhamento dos procedimentos, distribuição de tarefas diárias. Confecção da escala semanal. Elaboração de relatórios semanais para a gerência mundial baseada na França. Recepção e gestão de grandes grupos. Desenvolvimento de treinamentos de atendimento e procedimentos operacionais.